For tillitsvalgte

Organisasjonsopplæring

På denne siden vil du finne materiell, ressurser og informasjon som er nyttig for deg som er tillitsvalgt i Norsk Fosterhjemsforening.

Her finner du informasjon for deg som tillitsvalgt, basert på innholdet i Håndboken for tillitsvalgte.

Kurs og webinar i styrearbeid

Vi anbefaler våre fylkesforeninger å benytte Frivillighet Norges nettkurs 11 anbefalinger for godt styrearbeid. Klikk her for å lese mer.

Her kan du laste ned presentasjon fra Kassererkurs i regnskap. Vi minner spesielt om bestemmelsen om at to fra fylkesforeningen må godkjenne betaling av faktura og/eller overføringer fra fylkesforeningens bankkonti (HS-sak 9/24).

Her kan du laste ned presentasjon fra webinar – Fra overordnet styringsdokument til handlingsorienterte mål

For fylkesstyret

Alle fylkesforeninger skal være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund.

Det skal registreres med følgende navn på fylkesforeningene:

Norsk Fosterhjemsforening «navn på geografisk inndeling»

Betegnelsen på fylkesforeningene er «Norsk Fosterhjemsforening: «navn på geografisk inndeling»

Norsk Fosterhjemsforening har én webside www.fosterhjemsforening.no hvor også fylkenes egne websider er tilgjengelige.

Det er styret i hver enkelt fylkesforening, gjerne ved en webansvarlig, som har ansvar for å oppdatere fylkets egen side. Undersider som ikke benyttes av den enkelte fylkesforening skal settes skjult. Siden kan eventuelt synliggjøres igjen ved behov.

Les mer om websider og redigering her.

Ta aldri bilder av fosterbarn hvor det er mulighet for gjenkjenning.
Husk også å spørre om tillatelse om å ta bilder av voksne.

Fylkesstyrene må ha innsikt i organisasjonens oppbygging, foreningens vedtekter, handlingsplanen for Norsk Fosterhjemsforening, fortløpende vedtak som fattes i hovedstyret, årsberetninger, etiske retningslinjer, oversikt over medlemmene i fylket, lov om barneverntjenester og mer.

Fylkesstyrene bør ha innsikt i resultatene fra Fosterhjemsundersøkelsene og høringsinnspill o.l. til myndigheter.

Hovedstyret arrangerer årlig organisasjonssamling for alle tillitsvalgte, hvor alle fylkesforeninger bør være representert. Dette er den viktigste sammenkomst for organisasjonsopplæring i Norsk Fosterhjemsforening.

Organisasjonssamlingen arrangeres av hovedstyrets medlemmer med hjelp fra sekretariatet.

Sentralt budsjett dekker reise og opphold for en fra fylkesstyret. Fylkesforeningene oppfordres å sende flere på samlingene!

Alle fylkesforeninger skal utarbeide en aktivitetsplan som tar utgangspunkt i Norsk Fosterhjemsforenings handlingsplan. Aktivitetsplanen skal vedtas på årsmøtet. Forslag til fremgangsmåte i arbeidet med aktivitetsplanen:

  1. Dagsseminar (alle tillitsvalgte)
  2. Drøfting av aktivitetsplanen. Fordeling av arbeidsoppgavene. Fastsette styremøter, medlemsmøter, temadager, ungdomstiltak, sommersamling og kurs.
  3. Avtale med innledere, kurssted.
  4. Presentere aktivitetsplanen for samarbeidspartene, kommunene, Bufetat og medlemmene.
  5. Lage invitasjoner til arrangement, påmeldinger, avvikling av tiltak, deltakerlister, rapport og regninger.

Fylkesforeningenes oppgaver er forankret i vedtektene:
Fylkesstyret forestår ledelsen av fylkesforeningen og fatter vedtak i alle saker som ikke er tillagt
annet organ.
Fylkesstyret kan organisere driften av fylkesforeningen slik styret finner det formålstjenlig.
a) Utføre sine oppgaver i samsvar med foreningens formål og fylkesforeningens aktivitetsplan
b) Ivareta kontakt og samarbeid med hovedstyret og sekretariatet
c) Ivareta kontakt og samarbeid med offentlige myndigheter på fylkes- og lokalplan
d) Utarbeide årsberetning, regnskap og forslag til aktivitetsplan og budsjett
Side 10 av 21
e) Forberede saker til årsmøtet og gi sin innstilling til disse
f) Sørge for gjennomføring av årsmøtevedtak
g) Delta aktivt i utformingen av Norsk Fosterhjemsforenings handlingsplan
h) Drive aktiv medlemsverving
i) Informasjon fra hovedstyret og sekretariatet videreformidles til fylkesstyrets medlemmer.
Relevant informasjon videreformidles av fylkesstyret til øvrige medlemmer i fylket

Se vedtekter § 5-2-3, som beskriver fylkesforeningenes oppgaver

Vi henviser til Frivillighet Norges sider om Økonomi, inntekt og forsikring, for innføring i:

  • Viktigheten av gode rutiner for økonomi og regnskap
  • Budsjett
  • Regnskap
  • Tilskudd og søknader
  • Skattefradrag og momskompensasjon
  • Forsikring

Vi minner om at det skal være to som godkjenner betaling av faktura og/eller overføringer fra fylkesforeningens bankkonti (HS-vedtak 9/24).

Regionsansvarlige 

  • Region Nord: Tone Kolås
  • Region Øst: Anders Wengen
  • Region Sør: kommer ny i januar 2025
  • Region Midt: kommer ny i januar 2025
  • Region Vest: Jan Christian Ødegaard

Hensikten med regionsansvarlig i Hovedstyret, er at Hovedstyret er tettere på fylkesforeningene, slik at fylkesforeningene opplever seg sett og har tilgang til erfarne tillitsvalgte. Regionsansvarlig er en uformell, og synlig rolle for tillitsvalgte i fylkesforeningene. Regionsansvarlige skal:

  • Være en ressursperson og bindeledd mellom Hovedstyret og fylkesforeningene, og legge til rette for erfaringsutveksling mellom fylkesforeningene
  • Inspirere og motivere fylkesforeningene i sitt lokale arbeid
  • Bidra til at fylkesforeningene jobber i samme retning og i henhold til vedtatte handlingsplan

Oppgaver
Regionsansvarlig kaller inn til regionsmøter etter fylkesforeningenes behov. Fylkesforeningene kan også ta initiativ til å samles/møtes regionsvis.

Regionsansvarlig skal være en ressursperson og være tilgjengelig for oppklaring og støtte for fylkesstyrene fortrinnsvis på e-post og telefon. De kan også etter avtale reise. Da må det eventuelt avtales en kostnadsfordeling. Fylkesforeninger med, i perioder, behov for tettere oppfølging vil få det.

Oppgavene til regionsansvarlige kommer i tillegg til annen informasjon som sendes våre medlemmer og tillitsvalgte. Vi har en Facebook-gruppe for tillitsvalgte, der man kan utveksle erfaring og spre informasjon. Sentralt sender også ut jevnlig nyhetsbrev til medlemmer og et eget til tillitsvalgte. Fylkesforeningene får også e-poster om styremøteprotokoller, frister for momskompensasjon og tekster til Fosterhjemskontakt m.m. i hht årshjul

Veiledende årshjul for regionsansvarlige
Regionsansvarlig kaller inn til tre regionsmøter i året, samt at det settes av tid til regionsjobbing på Organisasjonssamling og Ledersamling

Temaene for regionsmøtene legges opp etter innspill fra fylkesforeningene, foreningens handlingsplan, overordnede årshjul og interessepolitisk årshjul. Det anbefales å løfte fram gode erfaringer rundt noen faste punkter på regionsmøtene:
• Inntekter og ressurser, inkludert medlemsrekruttering og søknader
• Politisk påvirkning, inkludert synlighet og brukerrepresentanter
• Organisasjon, inkludert lokale medlemstilbud, likepersoner, Ungdomsutvalg, tillitsvalgte

Mars
Politisk Valg (høst)
Organisasjon Innspill Organisasjonssamling
Status etter årsmøter
Inntekter Momskompensasjon

Minne om frist 1. juni

April
Organisasjonssamling

Regionene møtes

 Tema på bakgrunn av innspill
August
Politisk Innspill partiprogram
Kronikk/leserinnlegg
Organisasjon Forberedelser Landsmøte/

Fylkesstyret kan fremme saker til Landsmøte
November
Ledersamling

Regionene møtes 

Tema på bakgrunn av innspill
Desember
Politisk Hverdagspolitikk
Organisasjon Årsmøter

Minne om frister for innkalling og sakspapirer
Inntekter Status før medlemskontingent

Alle må signere taushetserklæring så lenge de sitter som tillitsvalgt.  Her er rutine og skjema for taushetserklæring for tillitsvalgte og ansatte.

For deg som er tillitsvalgt

Klikk på + for å lese/se mer om de ulike temaene.

Tidsfrister for innkalling og sakspapirer til årsmøter og landsmøter fastslås i foreningens vedtekter.

Saker til hovedstyremøter følger en vedtatt prosess.

For å få momskompensasjon må fylkesforeningene sende inn regnskap og årsberetning til sekretariatet. Fristen for dette er 1. juni.

Fylkesforeningene oppfordres til å sende tekster til årets fire utgaver av Fosterhjemskontakt. Se årshjul for når de gis ut.

Retningslinjer for bruk av sosiale medier

Etiske retningslinjer

Rutine og retningslinje for varsling

Fylkesforeningene er selvstendige juridiske enheter under moderorganisasjonen Norsk Fosterhjemsforening. Hvert enkelt fylke er økonomisk ansvarlige og må følge vedtektene for Norsk Fosterhjemsforening.

Alle fylkesforeninger skal være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund.

Fylkesforeningene har egne sider på hjemmesiden, og grupper for sine medlemmer på Facebook.

Norsk Fosterhjemsforening er den eneste organisasjonen i Norge som jobber for at alle i fosterhjemmet, både barna og de voksne, skal ha trygge og forutsigbare rammer.

Alle typer godkjente fosterhjem, beredskapshjem, familiehjem, besøkshjem kan bli medlemmer hos oss. Medlemskapet koster 570,- pr kalenderår.

Barnevernstjenester, private Fosterhjemsaktører og tilsvarende ordninger er velkomne som støttemedlemmer. Det også besteforeldre eller andre pårørende. Et støttemedlemskap koster 570,- pr kalenderår.

Kommunale barnevernstjenester og andre private fosterhjemsaktører oppfordres også til å melde inn sine fosterhjem og andre godkjente ordninger, og betale medlemskap for disse.

Medlemsfordeler:

  • Landsdekkende Rådgivningstelefon – åpen hver mandag mellom 13-19, telefon 465 00 847
    Vår rådgivningstjeneste gir medlemmer mulighet til å drøfte og snakke med en fagperson om situasjoner og problemstillinger som oppleves som vanskelige.
  • Tidsskriftet Fosterhjemskontakt med aktuelle artikler innen forskning på feltet, jus, rådgivning, kurs, aktiviteter i foreningen m.m.
  • Samvær og kontakt med andre fosterforeldre i ditt distrikt gjennom blant annet familiesammenkomster, møter, fagsamlinger og likemannsgrupper. Mer informasjon kan du lese i det enkelte fylket.
  • Kompetansepåfyll gjennom kurs, seminarer og andre aktiviteter som arrangeres sentralt i foreningen og i fylkesforeningene
  • Medlemspris på kurs og konferanser, temahefter, barnebøker, video og annet salgsmateriell
  • Mulighet for påvirkning gjennom styrearbeid i foreningen

For å ha stemmerett i årsmøte, landsmøte og for å velges og sitte som tillitsvalgt i fylkesstyret, er det en forutsetning at medlemskontingent for inneværende år er betalt. Fylkesstyrets leder må påse at sittende styre og nye styremedlemmer har betalt kontingent.

Refusjon av medlemskontingenten sendes ut kvartalsvis. Alle innbetalinger som har skjedd i et kvartal blir refundert. Fordelingen mellom fylkesforeningene og Norsk Fosterhjemsforening er 45 % sentralt og 55 % til fylkene.

Medlemstallet i fylkene sammenlignes fra år til år per 31.12. Netto medlemsøkning refunderes med 75 % per medlemskap.

For å få utbetalt refusjon av medlemskontingent, må årsmøtet være avholdt og nødvendige styrereferater sendt sekretariatet fortløpende gjennom året jf. vedtektene § 2-5.

Her er et nettmøte om medlemspleie i din fylkesforening. Her går vi igjennom konkrete tips til hvordan dere kan ta vare på medlemmer som er på vei ut av organisasjonen. Det gis også en instruksjon på hvordan man følger opp siste påminnelse av medlemskontingenten.

Det finnes også støttetekster for ulike kanaler, om fylkesforeningen ønsker å gjøre en ekstra innsats ovenfor medlemmer med utestående kontingent. Den finner dere her.

Det er tilgang til intranettsiden her: www.fosterhjemsforening.no/for-tillitsvalgte/

Ta kontakt med sekretariatet hvis du ikke har innloggingsinfo!

På intranettsiden finner du blant annet protokoll fra landsmøte og hovedstyremøte, informasjon om organisasjonssamlinger og ledersamlinger.

Organisasjonskart

Norsk Fosterhjemsforening Vestfold 1974
Norsk Fosterhjemsforening Østfold 1975
Norsk Fosterhjemsforening Akershus 1977
Norsk Fosterhjemsforening Telemark 1977
Norsk Fosterhjemsforening Buskerud 1978
Norsk Fosterhjemsforening Aust-Agder 1981
Norsk Fosterhjemsforening Vest-Agder 1981
Norsk Fosterhjemsforening Rogaland 1981
Norsk Fosterhjemsforening Sogn og Fjordane 1981
Norsk Fosterhjemsforening Sør-Trøndelag 1981
Norsk Fosterhjemsforening Finnmark 1981
Norsk Fosterhjemsforening Hedmark 1981
Norsk Fosterhjemsforening Nord-Trøndelag 1983
Norsk Fosterhjemsforening Nordland 1983
Norsk Fosterhjemsforening Møre og Romsdal 1984
Norsk Fosterhjemsforening Troms 1984
Norsk Fosterhjemsforening Hordaland 1985
Norsk Fosterhjemsforening Oppland 1985
Norsk Fosterhjemsforening Oslo 1991

Klikk her for å logge deg på som tillitsvalgt og for å se protokoller fra hovedstyremøter og landsmøter.

Hovedstyret, komiteer og sekretariatet

Klikk på + for å lese/se mer om de ulike temaene.

Landsmøtet er foreningens øverste myndighet og avholdes hvert annet år innen utgangen av oktober.

Til landsmøtet velges én delegat fra hver fylkesforening, samt én tilleggs delegat for hvert 50. medlem i fylkesforeningen. Det velges vararepresentanter i samme antall som delegater.

Saker til landsmøtet fremmes av fylkesforeningene, hovedstyret og kontrollutvalget, og skal være hovedstyret i hende senest 1. juni det året det er landsmøte. Dette gjelder også for valgkomiteens innstillinger.

Ved behandling av saker under landsmøtet, må alle fremkomne forslag være skriftlig og leveres sekretærene og møtelederne som fører protokoll fra møtet. Forslagene legges ved protokoll før underskriving.

For å ha stemmerett i årsmøte, landsmøte og for å velges og sitte som tillitsvalgt i fylkesstyret, er det en forutsetning at medlemskontingent for inneværende år er betalt. Fylkesstyrets leder må påse at sittende styre og nye styremedlemmer har betalt kontingent.

Klikk her for å se tidslinje for valgkomiteens arbeid i et landsmøteår.

Hovedstyret leder organisasjonen mellom landsmøtene og arbeider etter retningslinjer gitt av landsmøtet. Hovedstyret fatter vedtak i saker som ikke er tillagt annet organ. Hovedstyret velges hvert annet år av landsmøtet og består av 6 medlemmer samt 2 varamedlemmer. Alle regioner bør være representert i hovedstyret. Blant medlemmene velges det fem regionansvarlige. Dette for å oppnå en aktiv samhandling mellom fylkesforeningene og hovedstyret.

Tillitsvalgte forventes å sette seg inn i vedtak som fattes av hovedstyret fortløpende.

Kontrollkomiteen består av leder, nestleder, ett medlem og ett varamedlem. Disse kan ikke inneha andre tillitsverv i organisasjonen eller ta på seg oppgaver i organisasjonen hvor det kan bli usikkert om habiliteten (jf. Landsmøtet 2015).

NB! Kontrollkomiteen kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument fremlagt og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre sine oppgaver.

Retningslinjer for kontrollkomiteens arbeid. 

Valgkomiteen består av leder, nestleder, ett medlem og ett varamedlem. Den velges etter innstilling fra hovedstyret.

Lederen i komiteen har ansvaret for at arbeidet i valgkomiteen kommer i gang.

Valgkomiteen skal sende oversikt til alle fylkesforeninger over de kandidater som landsmøtet kan velge, og hvem som har frasagt seg gjenvalg. Dersom en tillitsvalgt ikke ønsker gjenvalg, må valgkomiteens leder varsles i god tid før landsmøtet avholdes.

Retningslinjer for valgkomiteens arbeid

Klikk her for å se tidslinje for valgkomiteens arbeid i et landsmøteår.

Norsk Fosterhjemsforenings sekretariat ligger sentralt i Oslo og består av Generalsekretær, fagsjef, kommunikasjons- og markedssjef, regnskapsfører og rådgiver i administrasjon og organisasjon.

Post til foreningens adresse:
Norsk Fosterhjemsforening
Tollbugata 8 B
0152 OSLO

Telefon:            23 31 54 00
E-post:              post@fosterhjemsforening.no
Webside:          www.fosterhjemsforening.no
Facebook:        Norsk Fosterhjemsforening

Vår nasjonale rådgivningstelefon betjenes hver mandag kl. 13-19 på telefon 465 00 847, e-post rådgiver@fosterhjemsforening.no
Rådgivningstjenesten er forbeholdt medlemmer i Norsk Fosterhjemsforening.

Mange fosterforeldre synes det er vanskelig å snakke om saker som gjelder fosterbarnet på grunn av taushetsplikten. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet har gjort det klart at taushetsplikten ikke brytes ved å henvende seg til Norsk Fosterhjemsforenings rådgivningstjeneste.

I hvert nummer av medlemsbladet Fosterhjemskontakt, presenteres aktuelle problemstillinger fra rådgivningstjenesten. Temaer kan for eksempel være økonomi, samvær og utilsiktede flyttinger.

Norsk Fosterhjemsforening gir ut tidsskrift Fosterhjemskontakt, som kommer ut med fire nummer pr. år. Tidsskriftet inneholder fagartikler, intervjuer med fosterforeldre, fosterbarn, barnevernansatte, informasjon om lover, forskning og litteratur som gjelder fosterhjem, organisasjonsstoff, nytt fra fylkene, informasjon fra foreningen, rådgivning og juridisk spalte, prosjekter og politikk. Generelt hva foreningen arbeider med og aktuelle temaer til ethvert tidspunkt.

Hvert nummer av Fosterhjemskontakt har et opplag på ca. 4 500 eksemplarer. Medlemmer, støttemedlemmer, abonnenter og annonsører får tidsskriftet tilsendt per post. Sekretariatet får returnert opptil 50 eksemplarer per utsending. Det er derfor viktig at adresseendringer sendes sekretariatet så raskt som mulig.

Les mer om Fosterhjemskontakt her.

En person kan bli utnevnt til æresmedlem i Norsk Fosterhjemsforening når:

– en har utført et langvarig og godt fosterhjemsarbeid
– en har utført et langvarig og godt organisasjonsarbeid for Norsk Fosterhjemsforening
– har gjort en langvarig innsats for fosterhjemsomsorgen.

Vedtak om utnevnelse av æresmedlem fattes av hovedstyret. Hovedstyret kan ikke komme med forslag til æresmedlemmer. utnevnelsen skjer på landsmøtet. Det utnevnes ett æresmedlem for hvert landsmøte.
Hovedstyret behandler forslag til æresmedlem en gang i hver landsmøteperiode. Det finner sted på siste hovedstyremøtet før landsmøtet, dog senest 10 uker før landsmøtet avholdes.
Det er landsmøtet som fastsetter kriterier for utnevnelsen av æresmedlemskap.
Æresmedlemmet betaler ikke medlemskontingent.

Her er oversikten over våre æresmedlemmer.

Det kan etter behov opprettes utvalg. Dette kan gjøres når det er ønskelig å løfte viktige satsningsområder eller få gjort oppgaver som krever bred innsats, på tvers i organisasjonen. HS er ansvarlig for opprettelse, oppfølging og avslutning av utvalg.

Det er for tiden et Ungdomsutvalg og et Vedtektsutvalg i Norsk Fosterhjemsforening. Du kan lese mer om hvordan et utvalg opprettes og følges opp her.

For fylkesstyremøte

Fylkene bes holde styremøter jevnlig utover året for å holde seg oppdatert og ajour med informasjon i sitt fylke. Det skal skrives referat fra samtlige styremøter og alle skal legges i mappe på sharepoint etter endt møte. Dette gjelder styremøter ved oppmøte, Skype/Teams, telefon eller andre kommunikasjonsmetoder.

Dersom saker som skal behandles på styremøtene er omfattende og/eller kompliserte, bør saksdokumentene sendes ut i forkant av møtet. Dette for at styremedlemmene skal få anledning til å sette seg inn i saken på forhånd. Dersom dette ikke er mulig å få til, kan situasjonen løses ved at saken behandles på to styremøter etter hverandre, slik at man kan få en forsvarlig saksbehandling i forkant av at det fattes vedtak.

Det er av vesentlig betydning å få et godt samarbeid i styret. Motforestillinger og kritikk er like viktig som tilslutning til sakene. Alle må fritt kunne hevde sine synspunkter, men man bør arbeide for å komme frem til beslutninger som alle kan godta.

Styremøtene er lukkede møter, men styret kan innkalle medlemmer som arbeider med bestemte saker til å redegjøre for disse.

De enkelte styremedlemmer har ingen rett til å referere videre andre styremedlemmers diskusjonsinnlegg eller holdning til de enkelte saker, og styreprotokollen skal heller ikke inneholde noe om dette. Lojalitet, åpenhet og samarbeid er nøkkelord for styrearbeidet.

Generelt på møtene er det leder som fungerer som møteleder. På større møter, som for eksempel medlemsmøter og årsmøter, velges gjerne en møteleder. Møteleder velges på forhånd av de som skal organisere møtet.

En sak bør inneholde
Bakgrunn for saken
Kort beskrive sakens status
Forslag som er kommet inn – når og fra hvem
Tidligere vedtak
Vise til eventuelle vedlegg i saken
Gjerne skissere alternative løsninger
Vurdering av alternativer og hvilke konsekvenser de ulike alternativer medfører
Konklusjon
Forslag til vedtak
Forslag til vedtak – bør være så kort og konsis som mulig, gjerne satt opp i punkter. Det kan også være «… tas til etterretning- eller tas til orientering»

Uansett om du er møteleder eller møtedeltaker, vær forberedt! Et minimum er at du har klart for deg hvilke spørsmål som skal behandles på møtet. Utsendte saksdokumenter leses på forhånd.

Mange ganger kan det være hensiktsmessig å hente inn tilleggsinformasjon om saken eller saksgangen.

Styreprotokoll skal skrives og legges på sharepoint/sendes sekretariatet og regionansvarlig etter endt styremøte.

Protokollen skal føres i overensstemmelse med sakslisten, som sekretæren må ha foran seg. På medlemsmøter har styret bestemt på forhånd hvordan sakene skal presenteres og hvilke skriv som skal refereres, ofte også utarbeidet forslag til vedtak. Alt dette kan sekretæren ha med seg som notater, som supplement til det som foregår på møtet.

Tips: Gjør et godt forhåndsarbeid. Skriv gode, saklige og korrekte notater underveis i møtet, så er det ingen sak å gjennomføre protokollen.

Protokollen skal være saklig og korrekt. Her ligger mal for referat/protokoll

En møteinnkalling bør inneholde
Hvem som skal innkalles til møtet (navn på alle i fylkesstyret og til alle medlemmene ved årsmøteinnkalling)
Hvor og når (dato / årstall / klokkeslett) møtet skal holdes – eventuelt forklare veien
Dagsorden / saksliste / program – saksliste vedlagte sakspapirer
Skal det holdes foredrag, oppgis foredragsholders navn og det emnet som skal tas opp (dersom det skal være studiering før eller etter styremøtet må dette fremkomme tydelig i innkallingen).

Send ut møteinnkalling m/sakspapirer i god tid før møtet, slik at møtedeltakerne får tid til å lese sakspapirene og forberede seg til møtet. Noen møter har frister for hvor lang tid i forveien møteinnkalling m/sakspapirer skal sendes ut (f.eks. årsmøte). Slike forhold står beskrevet organisasjonens vedtekter. Det er en god praksis å sende ut møteinnkalling m/ sakspapirer en uke før møtet. Her ligger mal for møteinnkalling

For årsmøte

Årsmøte er fylkesforeningens øverste myndighet. Alle medlemmer i fylkesforeningen har rett til å møte, men bare betalende medlemmer som møter opp har stemmerett. Årsmøte er beslutningsdyktig med det antall medlemmer som har møtt frem.

Alle tillitsvalgte som ønsker å stille til valg for å sitte i fylkesstyret, uavhengig av posisjon, skal ha betalt medlemskontingent for inneværende år.

Årsmøte er det forum hvor alle medlemmer har de samme rettigheter og plikter. Alle betalende medlemmer har talerett, forslagsrett og stemmerett. Medlemmene har rett – og plikt – til å øve kritikk og si fra hvis de er uenige i saker som blir reist og forslag som settes frem.

Fylkesstyret kan ikke forandre eller sette til side beslutninger fra årsmøtet.

Fylkesstyret konstituerer seg selv senest første styremøtet etter årsmøtet slik at funksjonene som nestleder, sekretær og kasserer blir ivaretatt.

Sjekk alltid vedtektene med hensyn til hvilke saker som skal behandles på årsmøtet. Blant annet kan man likevel si at disse sakene skal være med:

– Årsberetning
– Regnskap og revisjonsberetning
– Innkomne forslag
– Fylkesforeningens aktivitetsplan
– Fastsettelse av styrehonorar
– Budsjett
– Valg

Ekstra årsmøte kan innkalles med 2 ukers varsel når styret eller minst halvparten av medlemmene forlanger det. Dette møtet kan bare behandle de saker det er innkalt for.

Hver enkelt sak får et saksnummer/årstall/saksbehandler og en kort oversikt over hva saken gjelder.

En sak bør inneholde
Bakgrunn for saken
Kort beskrive sakens status
Forslag som er kommet inn – når og fra hvem
Tidligere vedtak
Vise til eventuelle vedlegg i saken
Gjerne skissere alternative løsninger
Vurdering av alternativer og hvilke konsekvenser de ulike alternativer medfører
Konklusjon
Forslag til vedtak
Forslag til vedtak – bør være så kort og konsis som mulig, gjerne satt opp i punkter. Det kan også være «… tas til etterretning- eller tas til orientering»

Uansett om du er møteleder eller møtedeltaker, vær forberedt! Et minimum er at du har klart for deg hvilke spørsmål som skal behandles på møtet. Utsendte saksdokumenter leses på forhånd.

Mange ganger kan det være hensiktsmessig å hente inn tilleggsinformasjon om saken eller saksgangen.

Medlemmer på valg til fylkesstyret og valgkomite bør legges opp som egne saker på lik linje med andre årsmøtesaker. Disse sendes ut med samme tidsfrist for andre saker.

Årsmøtet velger:

Fylkesstyre: leder, nestleder, styremedlemmer og varamedlemmer. Halvparten av styret er på valg hvert år. Leder og nestleder velges hver for seg fortrinnsvis annethvert år.

2 revisorer eller registrert revisor (dersom myndighetene ikke har andre krav til revisor)

Valgkomité: leder, 2 medlemmer.

For å stille til valg må den tillitsvalgte ha betalt årskontingenten for det inneværende år.

Protokollen skal føres i overensstemmelse med sakslisten, som sekretæren må ha foran seg. På årsmøter har styret bestemt på forhånd hvordan sakene skal presenteres og hvilke skriv som skal refereres, ofte også utarbeidet forslag til vedtak. Alt dette kan sekretæren ha med seg som notater, som supplement til det som foregår på møtet.

Tips: Gjør et godt forhåndsarbeid. Skriv gode, saklige og korrekte notater underveis i møtet, så er det ingen sak å gjennomføre protokollen.

Protokollen skal være saklig og korrekt! Her ligger mal for protokoll for årsmøte

Fylkesstyrene konstituerer seg i første styremøtet etter årsmøtet slik at rollene for sekretær, kasserer, styremedlemmer og varamedlemmer fylles. Det er viktig å kartlegge kompetanse og ønsker hos styremedlemmene, for deretter å fordele rollene.

Årsmøtet plikter å sende inn undertegnet årsmøteprotokoll til Enhetsregisteret, Brønnøysund. Samtidig gjøres eventuelle endringer av styrets sammensetning elektronisk ved å gå inn i Enhetsregisteret, Brønnøysund.

Etter årsmøtet skal følgende sendes sekretariatet:

  • underskrevet årsmøteprotokoll
  • årsberetning (årsmelding for forrige år)
  • årsregnskap (for forrige år)

Det skal skrives ny styresammensetning som skal sendes til sekretariatet.

Brønnøysundregistret skal ha informasjon om nytt styre – så fort som mulig etter endt årsmøte!

Brukernavn og passord til Office365 skal leveres til nytt styre – alle styremedlemmer i fylkesforeningene skal ha tilgang på brukernavn og passord til e-post, hjemmesiden, og andre relevante brukernavn og passord som fylkesforeningen har.
Husk å endre passord ved behov. Endres passordet skal det gis beskjed om dette til post@fosterhjemsforening.no – dette er for at sekretariatet skal kunne oppbevare brukernavn og passord i tilfelle dette blir glemt eller borte for fylkesforeningene, samt for at sekretariatet skal kunne være mer behjelpelige.

Hjemmesiden må oppdateres slik at det er korrekt informasjon som ligger ute for våre medlemmer og andre interesserte.

En møteinnkalling bør inneholde
Hvem som skal innkalles til møtet (navn på alle i fylkesstyret og til alle medlemmene ved årsmøteinnkalling)
Hvor og når (dato / årstall / klokkeslett) møtet skal holdes – eventuelt forklare veien
Dagsorden / saksliste / program – saksliste vedlagte sakspapirer
Skal det holdes foredrag, oppgis foredragsholders navn og det emnet som skal tas opp (dersom det skal være studiering før eller etter styremøtet må dette fremkomme tydelig i innkallingen).

Send ut møteinnkalling m/sakspapirer i god tid før møtet, slik at møtedeltakerne får tid til å lese sakspapirene og forberede seg til møtet. Noen møter har frister for hvor lang tid i forveien møteinnkalling m/sakspapirer skal sendes ut (f.eks. årsmøte). Slike forhold står beskrevet organisasjonens vedtekter. Det er en god praksis å sende ut møteinnkalling m/ sakspapirer en uke før møtet.

Digital årsmøte

Her er Prosedyrer for gjennomføring av fylkesårsmøter digitalt, vedtatt av hovedstyret i hovedstyremøte 9. desember 2020 (sak 54/20).

Her har vi samlet praktisk informasjon som kan sendes ut til møtedeltakere i forkant av det digitale møtet.

Møter i Teams – praktisk info til møtedeltakere

Her er en pdf med steg for steg-veileder på hvordan vi oppretter møte i Teams.

Foretrekker du å se en video med instrukser, og få det forklart? Da kan du se videoen her under:

Her er en pdf med steg for steg-veileder på hvordan vi oppretter skjema i Forms i forkant av årsmøte (via Teams).

Denne varianten er å foretrekke, siden det gir deg mulighet å opprette avstemmingsskjema i forkant av årsmøtet, og enkelt redigere og dele direkte i møtechatten.

Foretrekker du å se en video med instrukser, og få det forklart? Da kan du se videoen her under:

Her er en pdf med steg for steg-veileder på hvordan vi oppretter en avstemming i Forms når vi er live i et Teams møte.

Foretrekker du å se en video med instrukser, og få det forklart? Da kan du se videoen her under:

Det er en fordel å opprette avstemmingsskjema til årsmøte i Forms via møtet i Teams, slik som beskrevet over. Vi ønsker uansett også å vise hvordan man kan utforme undersøkelser/avstemminger via Forms i webleseren.

Her er en pdf med steg for steg-veileder på hvordan vi kan opprette avstemmingsskjema i Forms i webleseren.

Foretrekker du å se en video med instrukser, og få det forklart? Da kan du se videoen her under:

  • Møteleder og teknisk ansvarlig bør være to ulike personer
  • Ved oppretting av avstemmingsskjema: husk å legge til muligheten til å stemme blankt
  • Gjennomgå kjøreregler før møte ved oppstart, slik som å mute mikrofon, hvordan gjennomføre valg, endre bakgrunn (se hvordan her), gjennomføre en testavstemming etc.
  • Fordberedd alt som skal stemmes over! Hvis det innkommer endringer etter hvert i møte, kan du enkelt gå inn å redigere i spørsmålene du har opprettet fra før – se hvor her.
  • For å sikre at  alt blir dokumentert riktig, med mulighet til å gå tilbake å kontrollere etterpå, kan man ta opp årsmøte. Man må informere årsmøte om at dette blir gjort, ved oppstart av møte. Se hvor du finner innspillingsmulighet i Teamsmøte.
  • Åpne gjerne møterommet 20-30 minutter før selve årsmøtet starter, slik at de deltakere som ønsker kan teste at det tekniske fungerer
  • I en avstemming hvor det skal velges flere styremedlemmer, kan dere (hvis årsmøte godtar det) sette opp flere avstemmingsskjema – et for hver verv. Stem frem første styremedlem. Så bruk et nytt skjema som er forberedt med resterende personer som stiller til valg (rediger vekk den som ble valgt i første runden). Dette gjentas til alle verv er fylt.
  • I de saker som skal godtas/ikke godtas (f.eks. innkalling) – er det mulig, hvis årsmøte godtar det, at bruke seg av håndsopprekking. For eksempel når det skal stemmes over en sak kan møteleder si «Hvis det er noe som motsier seg, vis med tegn nå». Hvis ingen bruker seg av håndsopprekning er saken vedtatt. Hvis det er noen som rekker opp hånden, kan det være en god ide å sjekke at det var riktig. Hvis det forlanges, må det bli en avstemming.

Her er et opptak av Teams-webinar om hvordan vi kan gjennomføre årsmøte digitalt.

Klikk her for å komme til foreningens styringsdokumenter 🡰